Памятка для командированного

До начала командировки

С 08 января 2015 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.12.2014г. за № 1595 утверждены изменения, согласно которых исключаются из документооборота командировочное удостоверение и служебное задание.
Сотрудник направляется в командировку на основании приказа, подписанного директором института. Приказ оформляется на основании заявления
Выдача наличных денежных средств под отчет («аванс» на очередную командировку) производится при наличии полного отчета соответствующего лица по ранее выданному ему авансу.

Во время командировки

Не выбрасывайте никакие документы, даже если считаете, что они вам не понадобятся.
Приобретайте проездные документы с использованием только Ваших банковских карт и Ваших банковских счетов. Сохраняйте все проездные документы.
Не оплачивайте со своих банковских карт проездные документы за других командированных лиц.
При оплате услуг по оформлению проездных документов проследите, чтобы услуга была расшифрована (оформление билета, комиссионный сбор и т.п.). Оплата за указанную услугу производится на основании бланка строгой отчетности (наличие на бланке наименование организации, ИНН, подписи лиц, принявших оплату, печать – обязательны) или иного документа с приложением кассового чека.
Проездные документы, оформленные в виде электронных пассажирских билетов: при оплате билета через веб-сайты авиакомпаний с использованием платежной карты предоставляется распечатка с лицевого счета, подтверждающая списание денежных средств со счета в оплату авиаперелёта.
Документом, подтверждающим расходы на проезд, относятся посадочные талоны, на которых должны быть указаны дата поездки, номер рейса. В случае утери посадочного талона оплата проезда оплачивается исходя из стоимости проезда железнодорожным транспортом в плацкартном вагоне.
Получая документы, подтверждающие проживание, проследите, чтобы они были оформлены на бланках строгой отчетности, утвержденных не ранее 1 декабря 2008 года.
К счету за проживание обязательно требуйте кассовый чек.
При командировании за границу при отсутствии кассового чека может быть предоставлен счет за проживание, если он распечатан на оригинале официального бланка гостиницы, заверен подписью ответственного лица и печатью (штампом) гостиницы.
Если Вы проживали вместе с другими командированными лицами, выписывайте счета за проживание и оплачивайте их только за себя.
Сохраняйте все документы, подтверждающие цель вашей поездки и имеющие отношение к служебному заданию (план семинара, приглашение и т.п.).
При условии оказания услуг принимающей стороной по организации участия в семинарах, конференциях (оргвзносы за участие в указанных мероприятиях), необходимо получить договор с перечнем оказываемых услуг, акт на выполнение оказанных услуг, счет-фактуру, кассовый чек или бланк строгой отчетности (при оплате наличными). Обращаем внимание, что в документах должно прописываться «за услуги по организации участия в семинарах, конференциях, а не оргвзнос, а также договор должен быть в обязательном порядке согласован до поездки в командировку со специалистом по закупкам Каверзиной Ольгой Олеговной (гл. корпус к. 3-58, тел. 2-90-75-88).
Перед отъездом не забудьте проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении.

По окончании командировки

В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить

авансовый отчет в бухгалтерию и приложить к нему все документы.

Обратите внимание! Если документы, подтверждающие произведенные расходы составлены на иностранных языках, то необходим построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык за подписью лица, осуществившего перевод.

Оплата дополнительных услуг (например, телефонные переговоры) может быть произведена лишь с предоставления служебной записки за подписью руководителя структурного подразделения и руководителя организации и при наличии денежных средств.
В случае задержки выезда из места командировки (либо более ранний выезд к месту назначения), ответственность за это возлагается на руководителя структурного подразделения, направившего сотрудника в командировку и может быть принята к учету с разрешения руководителя организации. Представлять оправдательные документы, подтверждающие причину задержки, помимо проездных билетов нужно во всех случаях.
При направлении работника в служебную командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
Нормы возмещения командировочных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации установлены на основании Постановления Правительства РФ от 02.10.2002г. за №729

Оплата найма жилого помещения:

- по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами не

более 550 рублей в сутки;

- при отсутствии подтверждающих документов 12 рублей в сутки.

Оплата суточных (за каждый день нахождения в командировке) – 100 рублей.

Оплата проезда по фактическим расходам, подтвержденным проездными документами.

За консультацией можно обращаться к М.М. Матыгулиной (бухгалтерия).