Памятка для командированного

До начала командировки

  • С 08 января 2015 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.12.2014г. за № 1595 утверждены изменения, согласно которых исключаются из документооборота командировочное удостоверение и служебное задание.
  • Сотрудник направляется в командировку на основании приказа, подписанного директором института. Приказ оформляется на основании заявления
  • Выдача наличных денежных средств под отчет («аванс» на очередную командировку) производится при наличии полного отчета соответствующего лица по ранее выданному ему авансу.

Во время командировки

  • Не выбрасывайте никакие документы, даже если считаете, что они вам не понадобятся.
  • Приобретайте проездные документы с использованием только Ваших банковских карт и Ваших банковских счетов. Сохраняйте все проездные документы.
  • Не оплачивайте со своих банковских карт проездные документы за других командированных лиц.
  • При оплате услуг по оформлению проездных документов проследите, чтобы услуга была расшифрована (оформление билета, комиссионный сбор и т.п.). Оплата за указанную услугу производится на основании бланка строгой отчетности (наличие на бланке наименование организации, ИНН, подписи лиц, принявших оплату, печать – обязательны) или иного документа с приложением кассового чека.
  • Проездные документы, оформленные в виде электронных пассажирских билетов: при оплате билета через веб-сайты авиакомпаний с использованием платежной карты предоставляется распечатка с лицевого счета, подтверждающая списание денежных средств со счета в оплату авиаперелёта.
  • Документом, подтверждающим расходы на проезд, относятся посадочные талоны, на которых должны быть указаны дата поездки, номер рейса. В случае утери посадочного талона оплата проезда оплачивается исходя из стоимости проезда железнодорожным транспортом в плацкартном вагоне.
  • Получая документы, подтверждающие проживание, проследите, чтобы они были оформлены на бланках строгой отчетности, утвержденных не ранее 1 декабря 2008 года.
  • К счету за проживание обязательно требуйте кассовый чек.
  • При командировании за границу при отсутствии кассового чека может быть предоставлен счет за проживание, если он распечатан на оригинале официального бланка гостиницы, заверен подписью ответственного лица и печатью (штампом) гостиницы.
  • Если Вы проживали вместе с другими командированными лицами, выписывайте счета за проживание и оплачивайте их только за себя.
  • Сохраняйте все документы, подтверждающие цель вашей поездки и имеющие отношение к служебному заданию (план семинара, приглашение и т.п.).
  • При условии оказания услуг принимающей стороной по организации участия в семинарах, конференциях (оргвзносы за участие в указанных мероприятиях), необходимо получить договор с перечнем оказываемых услуг, акт на выполнение оказанных услуг, счет-фактуру, кассовый чек или бланк строгой отчетности (при оплате наличными). Обращаем внимание, что в документах должно прописываться «за услуги по организации участия в семинарах, конференциях, а не оргвзнос, а также договор должен быть в обязательном порядке согласован до поездки в командировку со специалистом по закупкам Каверзиной Ольгой Олеговной (гл. корпус к. 3-58, тел. 2-90-75-88).
  • Перед отъездом не забудьте проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении.

По окончании командировки

В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить

авансовый отчет в бухгалтерию и приложить к нему все документы.

Обратите внимание! Если документы, подтверждающие произведенные расходы составлены на иностранных языках, то необходим построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык за подписью лица, осуществившего перевод.

  • Оплата дополнительных услуг (например, телефонные переговоры) может быть произведена лишь с предоставления служебной записки за подписью руководителя структурного подразделения и руководителя организации и при наличии денежных средств.
  • В случае задержки выезда из места командировки (либо более ранний выезд к месту назначения), ответственность за это возлагается на руководителя структурного подразделения, направившего сотрудника в командировку и может быть принята к учету с разрешения руководителя организации. Представлять оправдательные документы, подтверждающие причину задержки, помимо проездных билетов нужно во всех случаях.
  • При направлении работника в служебную командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
  • Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
  • Нормы возмещения командировочных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации установлены на основании Постановления Правительства РФ от 02.10.2002г. за №729

Оплата найма жилого помещения:

- по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами не

более 550 рублей в сутки;

- при отсутствии подтверждающих документов 12 рублей в сутки.

Оплата суточных (за каждый день нахождения в командировке) – 100 рублей.

Оплата проезда по фактическим расходам, подтвержденным проездными документами.

За консультацией можно обращаться к М.М. Матыгулиной (бухгалтерия).